Control de Historias Laborales

Para el efecto, dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, la Administración Municipal tiene la obligación de organizar cada expediente de Historia Laboral, siguiendo parámetros de la Circular No. 004 de 2003 emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación sobre la Organización de las Historias Laborales establece que, dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, cada expediente de Historia Laboral deberá contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculación laboral de la Administración Municipal:

a) Acto(s) administrativo(s) de nombramiento(s) o contrato(s) de trabajo(s).

b) Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo.

c) Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo.

d) Documentos de identificación.

e) Hoja de Vida (Formato Único Función Pública) DE COLOMBIA.

f) Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo.

g) Acta de posesión.

h) Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales.

i) Certificado de Antecedentes Fiscales.

j) Certificado de Antecedentes Disciplinarios.

k) Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso).

l) Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc. (Certificados emitidos por las correspondientes entidades, a las que los funcionarios estén o hayan estado afiliados).

m) Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.

n) Evaluación del Desempeño.

o) Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.

El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo por los anteriores documentos, no obstante para que la Administración Municipal, de acuerdo con su naturaleza jurídica, y con sus responsabilidades particulares, pueda hacer sus propios requerimientos documentales, complementándola.

Se generará control por parte de la Administración Municipal garantizando la transparencia de la administración de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la gestión del Talento Humano.

Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16º de la Ley 594 de 2000, los Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía pertenecientes a las entidades públicas, dentro del proceso de organización de archivos, deberán verificar que, en cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción; y su disposición refleje el vínculo que se establece entre el funcionario y la entidad.

La dependencia encargada de Talento Humano o Recursos Humanos, que para este caso, y según el Decreto 047 de 20009 (Manual Específico de Funciones, Competencias y Requisitos) será quién organice, custodie y trámite las historias laborales de los trabajadores activos de acuerdo a cada vigencia, de igual forma la dependencia u oficina delegada o autorizada de Contratación, que para este caso es Secretaría de Planeación, se regirá por los principios antes descritos.

Público: Cristian Anzola – Jefe de Archivo.